Merhaba sektörel dostlar,
Ben 15 yıldır bu mesleğin içindeyim; lobide kriz yönetimi, mutfakta maliyet analizi, gece mutabağında tahsilat kontrolleri… Otel yöneticiliği sandığınız gibi sadece şık kıyafetler giyip misafirlere gülümsemekten ibaret değil. Bizim işimiz saniyelerle, rakamlarla ve insan psikolojisiyle yürütülen bir savaş alanıdır.
Bu 15 yılda birçok otel yazılımı kullandım. Bazıları sadece oda takibi yapardı, bazıları da bir nevi “uzay mekiği” kullanmanızı isterdi ki o karmaşıklıkta bir şeyi öğrenmeye hayatım yetmezdi. Ta ki birkaç yıl önce HMS Otel Programı ile tanışana kadar.
Bugün, bir otel yöneticisi olarak çıkıp “Bu programı kullanın” demeyecek kadar profesyonelim ama “Neden HMS’i tercih ettiğimizi ve neden en iyi olduğunu” sizlerle paylaşmak istiyorum. Çünkü iyi bir yazılım, otelin kalbini yönetir.
İşte bir otel yöneticisinin HMS’e aşık olmasının 5 temel nedeni:
- Gece Mutabağı Artık Bir Kabus Değil
Eğer bir otelde gece mutabağı (Z raporu) aldıysanız, o anksiyeteyi bilirsiniz. Eskiden excele veri aktarır, kanal yöneticisi ile program arasındaki 50 TL’lik farkı sabaha kadar arardım. HMS ile bu işlemin ne kadar akıcı olduğunu ilk kullandığım gecede anladım. Finansal özet, günlük satışlar, tahsilatlar ve devreden bakiyeler tek bir ekranda, sıfır hata ile önüme geliyor. Artık gece 03:00’te “Nerde o 15 kuruşluk fark?” diye kriz geçirmiyorum. - Kat Hizmetleri ve Resepsiyon Arasındaki “Telefon Çekmeşmesi” Bitti
Otel yöneticisi olarak en çok sinirlendiğim şey, boş odanın temizlenmemiş olması ya da temiz odanın sisteme “kirli” olarak düşmesidir. Misafir kapıda bekler, resepsiyonist çağrı yapar, kat hizmetleri “5 dakika” der ve 25 dakika sonra oda hazırlanır. HMS’in mobil kat hizmetleri entegrasyonu ile bu döngü tamamen kırıldı. Oda çıkış anında kat görevlisi tableti üzerinden anlık bildirimi alıyor. Misafir check-in yapmadan oda “temiz” statüsüne geçebiliyor. Bu sadece hız değil, direkt olarak misafir memnuniyeti demek. - “Gelir Yönetimi” Gerçekten Yönetilebilir Oluyor
Doluluk oranı %70’in altındayken pahalı kalıyoruz, %100’e yaklaştığında ise uygun fiyatlı odalar kalmıyor ve fırsat kaçıyor. HMS’in içindeki dinamik fiyatlandırma ve kanal yöneticisi entegrasyonu sayesinde, rakiplerin fiyatlarını ve kendi doluluk çizgimi anlık takip edebiliyorum. Sistem, bana “Şu an bu oda tipi için fiyatı şu kadar yapmalısın” diye veri sunuyor. Benim yerime bir mini Revenue Manager (Gelir Yöneticisi) çalışıyor. - Arıza Anında “Kesintisizlik” Vadeden Teknik Destek
Bir yazılım ne kadar iyi olursa olsun, sistem çöktüğünde veya entegrasyon koptuğunda “en iyi” olan özelliğini yitirir. Benim HMS’te en çok hayran kaldığım şey, arka planda duran destek ekibi. Bir keresinde yerel bir internet kesintisi sonrası verilerde bir senkronizasyon sorunu yaşadık. Gece 23:30’da aradım, 5 dakika içinde bir destek elemanı bağlandı ve sorunu uzaktan müdahaleyle çözdü. Yönetici olarak bana lazım olan şey sorunsuz sistemden ziyade, sorun çıktığında yanımda olan bir ekiptir. HMS bu konuda üstüne tanımıyor. - İşletmeye Göre Şekillenebilen Esneklik
Büyük bir zincir otel mi yönetiyorsunuz, yoksa butik bir tarihi konak mı? Her ikisinin de dinamikleri farklıdır. HMS’in en güzel yanı “abanoz tahtadan” yapılmış gibi katı olmaması. İhtiyacımıza göre modülleri açıp kapatabiliyoruz. Restoran modülünü F&B yöneticimin kullanımına göre özelleştirdik, spa modülünü ise tamamen kendi çalışma mantığımıza göre dizayn ettik.
Bir Yöneticinin İtirafı…
Dürüst olmak gerekirse, bir yazılımı değiştirmek yönetici olarak benim için de bir risktir. Personeli eğitmek, bir geçiş dönemi yaşamak ve o süreçte oluşabilecek hataları yönetmek zordur. HMS’e geçerken de aynı endişeleri taşıyordum. Ancak arayüzünün o kadar mantıklı ve kullanıcı dostu olduğunu gördüm ki, personelimin sistemi kavraması sadece 2 gününü aldı.
Sonuç olarak; HMS Otel Programı sadece bir otomasyon yazılımı değil, otelinizdeki gizli bir ortaktır. Beni gereksiz evrak işinden kurtarıp, asıl yapmam gereken şeylere odaklanmamı sağlıyor: Misafirlerime gülümsemek ve işletmemin kârlılığını artırmak.
Eğer hala eski usül sistemlerle veya personelinizi zorlayan karmaşık yazılımlarla vakit kaybediyorsanız, bir yönetici olarak size tavsiyem HMS’i test etmenizdir. İnanın, bana daha erken tanıştırsalardı, o kaçırılan yüzlerce saati kendime ayırabilirdim.
İyi çalışmalar dilerim,
Bir Otel Yöneticisi